13'000 écritures Xero contrôlées, et une équipe finance qui accède enfin à ses propres données
L’équipe finance d’une start-up medtech à Londres utilisait Claude, mais dans sa configuration sans accès aux justificatifs Xero ni à la banque. Nous avons contrôlé chaque écriture Xero, puis automatisé le reporting mensuel.
- 13'000
- écritures Xero contrôlées (justificatif, code TVA, compte) en une passe
- 2–3 h
- pour mettre le contrôle en place
- ≈ 2 semaines
- de contrôle manuel économisées (notre estimation)
Une écriture, trois contrôles
Chaque écriture Xero
- Loyer bureaux, septembre
- Hôtel, visite client
- Emballages, facture 118
- Le bon justificatif est-il joint ?
- Le code TVA correspond-il au document ?
- L’écriture est-elle sur le bon compte ?
Seulement les écritures qui demandent un humain, chacune avec sa preuve, dans un tableur
Écritures illustratives ; les contrôles sont les vrais. Logos : propriété de leurs détenteurs.
× 13'000 écritures, une passe
La situation
L’entreprise développe un dispositif médical à Londres et a levé un tour d’amorçage. La finance était tenue par une direction financière issue d’un cabinet du Big Four, pas par un ingénieur.
Claude faisait déjà partie du quotidien, mais n’avait pas accès aux données de l’entreprise : aucun connecteur pour Revolut Business et, dans sa configuration, celui de Xero était verrouillé par l’organisation et ne donnait pas accès aux justificatifs joints à chaque transaction. Les contrôles importants se faisaient donc à la main, ou pas du tout.
Ce que nous avons fait
Le contrôle comptable
Un contrôle a passé en revue 13’000 écritures Xero en posant trois questions à chacune : le bon justificatif est-il joint, le code TVA correspond-il au document, l’écriture est-elle sur le bon compte ? La mise en place a pris 2 à 3 heures. Il ne listait que les écritures qui demandaient un humain, chacune avec sa preuve, dans un tableur prêt à traiter.
Selon notre estimation, il a remplacé environ deux semaines de contrôle manuel. C’est notre chiffre, pas celui du client, et il s’agit d’une passe sur un arriéré, pas d’une économie mensuelle.
Un reporting de bouclement qui se construit seul
Les reportings Excel de fin de mois sont désormais générés automatiquement, exactement dans le format que l’équipe utilisait déjà. Rien de nouveau à apprendre : le même fichier, sans les copier-coller.
Un circuit de bons de commande
Les achats étaient gérés à la main, et aucun outil du marché ne collait à la façon dont une medtech achète ses composants. Nous en avons construit un autour de son circuit de validation réel.
Comment ça tourne
Tout tourne dans le compte cloud de l’entreprise, qui en est propriétaire et le paie. Prochaine étape sur la même base : tracer quels composants entrent dans chaque appareil sur la ligne de production.