Cas d’usage
Dix tâches financières
que votre équipe n’a plus à faire à la main.
Rapprochement bancaire, justificatifs manquants, contrôle TVA, paiements, reporting mensuel. Décrivez la tâche à votre propre Claude ou ChatGPT : elle devient un workflow qui tourne à heure fixe, relié à votre banque et à votre compta. Chaque décision vous revient.
Comment naît chaque workflow
01
Vous le décrivez.
Avec vos mots, au Claude ou au ChatGPT que votre équipe utilise déjà.
02
Il est construit une fois pour toutes.
Un workflow fixe, avec des étapes et des règles claires, que vous validez avant la mise en service. Pas une IA qui improvise à chaque fois.
03
Il tourne à l’heure dite.
Chaque matin, chaque lundi, le 3e jour ouvrable du mois : vous choisissez.
04
Vous voyez tout.
Résultats, exceptions et validations vous attendent dans un tableau de bord simple. Chaque exécution est journalisée.
Nous installons tout dans votre propre compte cloud et nous en assurons la maintenance.
Chaque écriture contrôlée
Le problème
Je sais que certaines écritures n’ont pas de justificatif, ont le mauvais code TVA ou le mauvais compte. Je n’ai le temps d’en contrôler qu’un échantillon, et le réviseur trouve le reste.
Demandez-le avec vos mots
Chaque lundi, contrôlez les écritures de la semaine passée : justificatif joint, bon code TVA, bon compte ? Montrez-moi seulement ce qui ne va pas.
À votre Claude ou ChatGPT
Ce que fait le workflow
Lit chaque nouvelle écriture dans votre comptabilité (Xero, bexio, Abacus ou Sage, à confirmer lors du contrôle gratuit) et ouvre le justificatif joint.
Vérifie qu’il y a bien un justificatif, que le montant et la date correspondent, et qu’il n’est pas joint à une autre écriture.
Contrôle le code TVA et le compte par rapport à la pièce et à la façon dont ce fournisseur a été comptabilisé jusqu’ici.
Classe chaque ligne : conforme, à revoir ou exception, avec la raison et la pièce.
- Votre validation
- Chaque correction. Le workflow propose, votre équipe décide de ce qui change dans les comptes.
- Dans votre tableau de bord
- La liste hebdomadaire des écritures à revoir. Chaque ligne montre la pièce et la raison en une phrase, par exemple : facture étrangère sans TVA suisse, impôt sur les acquisitions à déclarer.
- Quand il tourne
- Chaque lundi, sur la semaine précédente. Vous pouvez aussi le lancer une fois sur un trimestre ou un exercice complet pour repartir sur une base propre.
- Le résultat
- Chaque écriture est contrôlée, pas un échantillon. Les erreurs sont corrigées dans la semaine, pas au bouclement annuel.
Temps gagné estimation
8 à 15 heures par mois
Hypothèse : environ 1'000 nouvelles écritures par mois, qu’une personne contrôlerait sinon en 30 à 60 secondes chacune. Aujourd’hui, la plupart des équipes ne contrôlent qu’un échantillon : le vrai gain, c’est de tout couvrir.
Les mouvements bancaires rapprochés chaque matin
Le problème
Le rapprochement bancaire est la première chose qui passe à la trappe quand on est débordé. En fin de mois, quelqu’un passe une journée à pointer des centaines de lignes à la main.
Demandez-le avec vos mots
Chaque matin, rapprochez les mouvements bancaires de la veille de nos factures ouvertes et de nos écritures, et montrez-moi ceux qui ne correspondent pas.
À votre Claude ou ChatGPT
Ce que fait le workflow
Récupère les relevés de la veille pour chaque compte bancaire, Revolut Business compris.
Associe chaque mouvement à une facture débiteur ou créancier ouverte, ou à une écriture existante. Il se fonde sur la référence, le montant, la date et le nom.
Propose une écriture pour chaque correspondance sûre. Les autres mouvements sont mis de côté, chacun avec ses candidats les plus proches.
Vérifie, compte par compte, que le solde comptable est égal au solde bancaire.
- Votre validation
- Les écritures proposées, avant comptabilisation. Si vous le souhaitez, les correspondances exactes (même référence QR, même montant) se comptabilisent seules. Tout le reste vous attend.
- Dans votre tableau de bord
- Pour chaque compte : les mouvements rapprochés aujourd’hui, ceux qui attendent votre décision et l’écart de solde.
- Quand il tourne
- Chaque jour ouvrable à 6 h.
- Le résultat
- Des comptes bancaires rapprochés au jour le jour : le bouclement mensuel part de soldes propres.
Temps gagné estimation
3 à 5 heures par mois
Hypothèse : trois comptes bancaires et environ 500 mouvements par mois, à 20 à 30 secondes par mouvement pointé à la main aujourd’hui, plus la recherche des écarts en fin de mois.
Les justificatifs de carte réclamés à votre place
Le problème
Chaque mois, j’envoie les mêmes e-mails pour réclamer les justificatifs des paiements par carte. La moitié arrive après le délai, et certains n’arrivent jamais.
Demandez-le avec vos mots
Quand quelqu’un paie avec une carte de l’entreprise, demandez-lui le justificatif le jour même. Relancez-le après trois jours, et donnez-moi le 25 la liste de ce qui manque encore.
À votre Claude ou ChatGPT
Ce que fait le workflow
Repère chaque nouveau paiement par carte sur Revolut Business ou sur le relevé de votre carte d’entreprise.
Cherche un justificatif correspondant, déjà arrivé dans la boîte e-mail des justificatifs ou dans votre comptabilité.
S’il n’en trouve pas, envoie un court message au titulaire de la carte, par e-mail, Slack ou Teams. Le message indique le montant, le commerçant et la date, avec un moyen simple de répondre par une photo.
Joint le justificatif à la bonne ligne. Sinon, il relance selon le calendrier que vous avez fixé.
- Votre validation
- Le calendrier et le ton des relances, une fois pour toutes. Puis, avant le bouclement, la liste des paiements toujours sans justificatif et la suite à leur donner.
- Dans votre tableau de bord
- Les justificatifs manquants par titulaire et par ancienneté, avec le montant total encore non justifié.
- Quand il tourne
- Chaque jour pour les nouveaux paiements. Les relances partent après 3 et 7 jours (à votre choix), et le récapitulatif arrive le 25.
- Le résultat
- Les justificatifs arrivent pendant que chacun se souvient encore de l’achat. Le bouclement ne les attend plus.
Temps gagné estimation
2 à 3 heures par mois
Hypothèse : 150 paiements par carte par mois, répartis sur 20 titulaires. Au départ, un paiement sur cinq n’a pas de justificatif, et chaque relance faite à la main prend environ 5 minutes.
De la facture fournisseur à l’ordre de paiement, avec votre signature
Le problème
Les factures arrivent dans trois boîtes e-mail, les personnes qui doivent les valider oublient de répondre, et je prépare les paiements à la main le jeudi soir. J’ai aussi peur de payer un IBAN frauduleux.
Demandez-le avec vos mots
Récupérez les factures fournisseurs dans la boîte factures, demandez la validation au responsable du budget et préparez les paiements du jeudi. Prévenez-moi si l’IBAN d’un fournisseur change.
À votre Claude ou ChatGPT
Ce que fait le workflow
Récupère chaque facture dans la boîte dédiée. Il en lit le fournisseur, le montant, l’échéance, les données de la QR-facture et l’IBAN.
La contrôle : doublon, IBAN différent de la dernière fois, montant supérieur à la commande ou au contrat, numéro TVA absent.
La saisit en brouillon dans votre comptabilité. Il demande ensuite à la bonne personne (selon le projet ou le centre de coûts) de la valider ou de la refuser en un clic.
Chaque semaine, prépare l’ordre de paiement groupé des factures validées qui arrivent à échéance. Il vous attend dans votre e-banking ou dans Revolut Business.
- Votre validation
- Deux fois. Le responsable du budget valide la facture. Puis vous libérez le paiement dans votre banque, avec vos droits de signature habituels. Le workflow peut préparer un paiement, jamais l’envoyer.
- Dans votre tableau de bord
- Les factures par statut : à valider, validées, planifiées, payées.
- Les alertes de changement d’IBAN et de doublon.
- Le total du prochain ordre de paiement.
- Quand il tourne
- En continu pour les nouvelles factures. L’ordre de paiement est préparé chaque mercredi pour le jeudi (à votre choix).
- Le résultat
- Plus de factures oubliées dans une boîte e-mail, de frais de retard ni de paiements préparés dans l’urgence. Une trace claire de qui a validé quoi.
Temps gagné estimation
6 à 10 heures par mois
Hypothèse : 200 factures fournisseurs par mois et 2 à 3 minutes gagnées sur chacune. Ce temps passe aujourd’hui dans la saisie, les relances aux personnes qui valident et le fichier de paiement.
Paiements clients rapprochés, rappels envoyés à temps
Le problème
Nous envoyons les rappels quand quelqu’un a le temps, alors les clients paient en retard. Et je passe des heures à chercher quel paiement correspond à quelle facture.
Demandez-le avec vos mots
Rapprochez les paiements reçus de nos QR-factures. Dix jours après l’échéance, envoyez un premier rappel courtois avec la QR-facture en pièce jointe, et montrez-moi qui doit recevoir un deuxième rappel.
À votre Claude ou ChatGPT
Ce que fait le workflow
Associe chaque paiement reçu à sa facture grâce à la référence QR. Si la référence manque, il se fonde sur le montant et le nom.
Marque les factures comme payées dans votre comptabilité et signale les paiements partiels et les trop-perçus.
Aux dates que vous choisissez, prépare les rappels sur votre ton et dans la langue du client. Chacun est accompagné d’une nouvelle QR-facture pour le solde dû.
Envoie seul les premiers rappels si vous l’autorisez. Il prépare les deuxièmes rappels et les derniers avertissements pour votre validation.
- Votre validation
- Les deuxièmes rappels et les derniers avertissements. Aussi tout client placé sur votre liste « ne pas relancer », par exemple les grands comptes ou les litiges. Une poursuite n’est jamais lancée par le workflow.
- Dans votre tableau de bord
- Les débiteurs ouverts par ancienneté : 0–30, 31–60, 61–90 et plus de 90 jours.
- Les rappels envoyés et à venir.
- Les paiements reçus cette semaine.
- Quand il tourne
- Les paiements sont rapprochés chaque jour. Les rappels sont préparés chaque mardi.
- Le résultat
- Les rappels partent à temps, à chaque fois, et vous voyez d’un coup d'œil qui vous doit quoi.
Temps gagné estimation
3 à 5 heures par mois
Hypothèse : 150 factures clients par mois, dont une sur six payée en retard. Chaque rappel rédigé à la main prend environ 10 minutes, plus le temps de rapprocher les paiements sans référence.
Un plan de trésorerie sur 13 semaines, à jour chaque lundi
Le problème
La direction me demande combien de mois de trésorerie il nous reste, et je refais le plan dans Excel à partir de quatre exports. Quand il est prêt, il est déjà dépassé.
Demandez-le avec vos mots
Chaque lundi à 8 h, établissez un plan de trésorerie sur 13 semaines à partir des soldes bancaires, des factures ouvertes, des salaires et des charges fixes, et envoyez-le-moi ainsi qu’au CEO. Montrez ce qui a changé depuis la semaine passée.
À votre Claude ou ChatGPT
Ce que fait le workflow
Part des soldes bancaires du matin, tous comptes et toutes monnaies, convertis en CHF.
Ajoute les flux attendus :
- les factures clients, à leur date de paiement probable ;
- les factures fournisseurs validées ;
- les salaires et les charges sociales ;
- les loyers, la TVA et les emprunts.
Compare la prévision de la semaine passée avec la réalité et met à jour les délais de paiement moyens de vos clients.
Produit le plan dans Excel, semaine par semaine. Il fait apparaître le point le plus bas et le nombre de mois de trésorerie restants.
- Votre validation
- Les hypothèses : délais de paiement, éléments exceptionnels, scénarios. Le plan n’est envoyé qu’aux personnes que vous désignez.
- Dans votre tableau de bord
- La trésorerie sur les 13 prochaines semaines.
- Le point bas et les mois de trésorerie restants.
- Les trois plus gros changements depuis la semaine passée.
- Quand il tourne
- Chaque lundi à 8 h.
- Le résultat
- Une prévision fiable chaque semaine, au lieu de tout refaire chaque fois qu’on vous la demande.
Temps gagné estimation
6 à 10 heures par mois
Hypothèse : le plan est aujourd’hui mis à jour à la main chaque semaine, environ 2 heures à chaque fois. Si vous ne le mettez à jour qu’une fois par mois, le gain est une vision hebdomadaire que vous n’aviez pas.
Bouclement mensuel et reporting prêts le 3e jour ouvrable
Le problème
Boucler le mois, c’est une check-list dans ma tête et deux jours à refaire le même fichier Excel. Et le conseil d’administration le veut chaque trimestre un peu plus tôt.
Demandez-le avec vos mots
Dès le premier jour ouvrable, lancez notre check-list de bouclement. Quand tout est coché, préparez le reporting mensuel dans notre modèle Excel habituel : compte de résultat comparé au budget et à l’an dernier, bilan, trésorerie et indicateurs.
À votre Claude ou ChatGPT
Ce que fait le workflow
Déroule votre check-list de bouclement :
- banques rapprochées et justificatifs complets ;
- salaires comptabilisés ;
- transitoires et amortissements passés ;
- comptes d’attente à zéro.
Réévalue les soldes en devises au cours de fin de mois. Il vérifie aussi que les soldes intragroupe concordent des deux côtés.
Remplit votre modèle Excel avec :
- le compte de résultat par rapport au budget et à l’an dernier ;
- le bilan et la trésorerie ;
- la consommation de liquidités et les mois de trésorerie restants ;
- vos indicateurs.
Demande à votre Claude ou ChatGPT un premier jet de commentaire sur les principaux écarts, que vous retravaillez.
- Votre validation
- Le reporting, avant qu’il parte où que ce soit. Chaque point ouvert de la check-list reste rouge tant que quelqu’un de votre équipe ne l’a pas coché.
- Dans votre tableau de bord
- La check-list de bouclement, avec un responsable et un statut pour chaque tâche. Puis le reporting terminé, prêt à télécharger.
- Quand il tourne
- Dès le premier jour ouvrable du mois. L’objectif est un reporting prêt le 3e jour ouvrable, une fois la check-list complète.
- Le résultat
- Un bouclement qui suit les mêmes étapes chaque mois, et un reporting que vous relisez au lieu de le refaire.
Temps gagné estimation
8 à 12 heures par mois
Hypothèse : le reporting est refait à la main chaque mois à partir d’exports comptables, soit environ un jour et demi de travail. La check-list vit dans la tête de quelqu’un ou dans un tableur.
Subventions et budgets de projet suivis chaque mois
Le problème
Chaque subvention a son budget, ses coûts éligibles et son format de rapport. Je découvre les dépassements en rédigeant le rapport, des mois trop tard.
Demandez-le avec vos mots
Chaque mois, comparez les dépenses réelles au budget de chaque subvention, par catégorie de coûts. Signalez les coûts hors période ou hors catégorie, et préparez le rapport dans le format du bailleur de fonds.
À votre Claude ou ChatGPT
Ce que fait le workflow
Attribue chaque coût à sa subvention ou à son projet. Il se fonde sur vos codes projet, vos centres de coûts ou les règles que vous lui donnez.
Compare le réel au budget pour chaque subvention et chaque catégorie, et projette les dépenses jusqu’à la fin de la subvention.
Signale ce qu’un bailleur de fonds contesterait :
- les coûts hors période ;
- les catégories non éligibles ;
- les pièces manquantes ;
- les dépassements au-delà de votre seuil.
Prépare le rapport financier dans le modèle de chaque bailleur, avec la liste des pièces justificatives.
- Votre validation
- Les coûts que le workflow ne sait pas attribuer avec certitude, et chaque rapport avant envoi. Rien ne part automatiquement chez un bailleur de fonds.
- Dans votre tableau de bord
- Une ligne par subvention : budget, dépensé, disponible, projection à la fin et alertes.
- Quand il tourne
- Chaque mois, après le bouclement. Les rapports sont préparés avant chaque échéance des bailleurs de fonds.
- Le résultat
- Vous voyez les dépassements quand vous pouvez encore agir, et les rapports reposent sur des chiffres déjà contrôlés.
Temps gagné estimation
1 à 2 jours de travail par rapport
Hypothèse : le rapport est aujourd’hui assemblé à la main à partir d’exports comptables et des pièces justificatives.
Contrôle TVA avant chaque décompte
Le problème
Avant chaque décompte TVA, je revérifie les codes dans Excel en espérant que rien ne cloche. Les prestations étrangères et les numéros TVA manquants, c’est là qu’on se fait prendre.
Demandez-le avec vos mots
Deux semaines avant chaque décompte TVA, contrôlez toutes les écritures de la période : taux, code, impôt sur les acquisitions, pièces pour l’impôt préalable. Donnez-moi la liste à corriger et un récapitulatif à comparer avec le décompte.
À votre Claude ou ChatGPT
Ce que fait le workflow
Reprend toutes les écritures de la période dans votre comptabilité.
Contrôle chaque code TVA par rapport à la pièce et à l’historique du fournisseur. Il vérifie le taux (8,1 %, 2,6 % ou 3,8 %), le code et le droit à la déduction de l’impôt préalable.
Signale trois types de problèmes :
- les prestations étrangères soumises à l’impôt sur les acquisitions ;
- l’impôt préalable déduit sur des pièces sans numéro TVA du fournisseur ;
- les écarts entre le chiffre d’affaires comptable et le chiffre d’affaires déclaré.
Prépare un récapitulatif de l’impôt dû, de l’impôt préalable et de l’impôt sur les acquisitions. Vous le comparez avec le décompte avant de le déposer.
- Votre validation
- Chaque correction, et le décompte lui-même. Vous ou votre fiduciaire le déposez auprès de l’AFC, comme aujourd’hui. Rien n’est déposé automatiquement.
- Dans votre tableau de bord
- Les lignes à revoir avec leur raison, les totaux par taux, et l’écart entre la comptabilité et le projet de décompte.
- Quand il tourne
- Deux semaines avant chaque échéance TVA : trimestrielle, semestrielle ou annuelle selon votre méthode de décompte.
- Le résultat
- Un décompte établi sur des chiffres contrôlés, et moins de mauvaises surprises en cas de contrôle de l’AFC.
Temps gagné estimation
½ à 1 journée par période TVA
Hypothèse : aujourd’hui, quelqu’un contrôle un échantillon d’écritures et recalcule les totaux dans Excel avant le dépôt. Le gain principal : chaque ligne est contrôlée, pas un échantillon.
Le dossier de révision prêt avant que le réviseur le demande
Le problème
Chaque année, l’organe de révision m’envoie une liste de 50 demandes, et je perds une semaine à chercher relevés, confirmations et concordances.
Demandez-le avec vos mots
À partir de la liste du réviseur, préparez un dossier par point : relevés bancaires de fin d’exercice, débiteurs et créanciers ouverts, immobilisations, concordance des salaires et concordance du chiffre d’affaires TVA. Montrez-moi ce qui manque.
À votre Claude ou ChatGPT
Ce que fait le workflow
Lit la liste des documents demandés par le réviseur, ou part de celle de l’an dernier.
Rassemble chaque élément dans vos systèmes :
- les relevés et soldes bancaires de fin d’exercice ;
- les listes des débiteurs et créanciers par ancienneté ;
- les immobilisations et les amortissements ;
- les emprunts.
Prépare les concordances habituelles :
- les salaires déclarés à l’AVS et les salaires comptabilisés ;
- le chiffre d’affaires TVA et le chiffre d’affaires comptable ;
- les soldes bancaires et la comptabilité.
Range tout dans un dossier par demande, avec un statut : prêt, à vérifier ou manquant.
- Votre validation
- Chaque élément, avant transmission. Vous décidez de ce qui part chez le réviseur, et quand.
- Dans votre tableau de bord
- La liste des demandes, avec le statut de chaque point et le nombre de jours avant l’intervention du réviseur.
- Quand il tourne
- Chaque semaine, de la fin de l’exercice jusqu’à la fin de la révision.
- Le résultat
- Les demandes du réviseur sont traitées en quelques jours plutôt qu’en quelques semaines, avec les concordances déjà faites. Le principe est le même pour un contrôle restreint ou ordinaire.
Temps gagné estimation
2 à 4 jours de travail par an
Hypothèse : une liste de 40 à 60 points. Aujourd’hui, chacun prend environ une heure à chercher, exporter et classer, et le workflow peut en préparer la plus grande partie.
Sur demande
D’autres workflows
souvent demandés.
Moins courants : nous les construisons quand vous en avez besoin. Mêmes règles, même tableau de bord.
Contrôle des salairesJournal des salaires et comptabilité, provisions pour le 13e salaire et les vacances non prises, charges sociales.
Notes de fraisContrôlées selon votre règlement des frais : plafonds, doublons, justificatifs.
Données fournisseursTout IBAN nouveau ou modifié est confirmé par une deuxième personne.
Répartition des coûtsPar projet ou par centre de coûts.
IntragroupeFactures et refacturations entre vos sociétés.
Questions ponctuelles« Dépenses fournisseurs par projet, 2025 », livrées en fichier Excel.
Quel que soit le workflow
Les mêmes règles
pour chaque workflow.
Rien n’est payé sans votre accord. Les paiements sont préparés, jamais envoyés. C’est vous qui les libérez dans votre banque.
Chaque exécution est journalisée. Vous voyez ce qui a tourné, ce qui a été lu, ce qui a changé et qui a validé.
Dans votre propre compte cloud. Vos workflows et leurs données y restent, dans la région de votre choix (Suisse possible). L’IA ne voit jamais les mots de passe de votre banque ni de votre comptabilité, et chacun de ses accès est journalisé.
Un workflow est construit une fois, puis figé. Il suit les mêmes étapes à chaque fois. Toute modification passe par vous.
Les banques et logiciels cités sur cette page sont des exemples. Nous vérifions chaque connexion sur vos banques et vos logiciels pendant le premier contrôle, avant toute offre.